Co zawrzeć w harmonogramie imprezy firmowej?

Organizacja imprezy firmowej to niełatwe zadanie. Tym bardziej, że często obowiązek ten zostaje zepchnięty na pracowników biurowych, którzy nie mają doświadczenia w organizacji tego typu wydarzeń. Co raz częściej zarówno małych jak i dużych firm sięga po pomoc przy organizacji eventów firmowych. Właśnie po to zostały stworzone agencje eventowe. Do zadań agencji eventowej należy znalezienie odpowiedniego obiektu, dobór atrakcji wieczornych, kompleksowa koordynacja przyjęcia na miejscu oraz dobranie odpowiedniej estrady w przypadku występu gwiazd. Co zrobić, aby zorganizować udany event? Jednym z najistotniejszych elementów przy planowaniu każdej imprezy jest harmonogram imprezy. To dzięki niemu agencja eventowa może zaplanować imprezę firmową oraz przeprowadzić koordynację eventu. W harmonogramie imprez firmowych powinny się znaleźć takie informację jak: godzina rozpoczęcia, zapas czasowy na osoby, które się spóźnią, oficjalne powitanie gości, zaproszenie na uroczystą kolację oraz bankiet, przedstawienie atrakcji wieczoru, z których goście będą mogli skorzystać podczas eventu. W harmonogramie powinna znaleźć się również informację ile czasu w minutach potrwa dana atrakcja, przemówienie, kolacja itd. To wszystko agencja eventowa powinna zawrzeć w planie, który otrzyma event manager, konferansjer, manager obiektu oraz oczywiście organizator. Harmonogram imprezy często ulega zmianie podczas eventu. Jest to jak najbardziej normalny przebieg. Różne czynniki mogą wpływać na zmiany w agendzie godzinowej imprezy. Niekiedy są one od nas zależne, a niekiedy nie. Nie mamy wpływu na pogodę, która może przesunąć np. pokaz sztucznych ogni lub występ teatru ognia, który jest zaplanowany ze względu na logistykę w ogrodzie danego obiektu. Zadaniem event managera lub koordynatora wyznaczonego przez agencję eventową jest monitorowanie zmian w planie oraz wprowadzanie na bieżąco zmian. Ważnym elementem tej układanki jest poinformowanie wszystkich osób odpowiedzialnych za powodzenie eventu o wprowadzonych zmianach czasowych.